Oi! Eu também já passei por essa, e não é fácil mesmo. Tem algumas coisas que ajudam, mas é um processo que demanda tempo, então calma.
Primeiro, você pode começar analisando o que já funcionou no passado. Olha as suas postagens anteriores e vê quais temas engajaram mais. Isso dá uma ideia do que seu público curte. Outra coisa que eu faço é acompanhar as tendências do seu nicho. Se você notar que algo está bombando, pode ser uma boa ideia incluir isso no seu calendário. Mas tem que ter cuidado pra não seguir qualquer modinha.
E, claro, ouvir seu público é fundamental. Se você tiver como fazer enquetes ou perguntar diretamente nos stories, vai ter um termômetro melhor do que eles realmente querem ver. Pode parecer um pouco trabalho, mas ter esse feedback em tempo real é ouro.
Falando de ferramentas, eu gosto de usar o Trello ou o Notion. Eles são ótimos pra organizar ideias, você pode adicionar datas, categorias, e até links úteis. A interface é bem amigável. Tem também ferramentas específicas pra Instagram, como o Later, que ajuda a programar os posts, mas a parte de planejamento de conteúdo ainda precisa ser pensada bem.
Uma dica que eu aprendi na marra é não tentar abarcar tudo de uma vez. Escolha um ou dois temas principais e vai desenvolvendo em torno deles. A produção em lote é super prática, mas se você tentar fazer tudo de uma vez, a chance de se perder é grande. Enfim, ainda dá pra misturar formatos, desde carrosséis até stories e reels, mas isso já complica mais o planejamento.
No final das contas, é testar, ajustar e ir aprendendo no caminho. Não tem uma fórmula mágica, e é normal ficar um pouco perdido no começo. Boa sorte!